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Das PROJEKTMANAGEMENT dient zur Planung, Überwachung und Steuerung des Projektablaufes. Um dies zu unterstützen, wurde das vorliegende Projekthandbuch entwickelt. Es ist als Ergänzung zum Projektantrag zu verstehen und orientiert sich an der inhaltlichen Ausrichtung des Projektes.

Im Projekthandbuch werden alle Rahmenbedingungen unseres Projektes dokumentiert. Die Gliederung erfolgt in vier Phasen:
Projektdefinition, Projektplanung, Projektcontrolling und Projektabschluss

Unter PROJEKTDEFINITION sind die Zielstellung, die Beschreibung der Forschungsaufgaben und die Projektorganisation mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten aufgeführt. Hier ist die Strukturierung der Arbeiten mit Hauptaugenmerk auf die inhaltliche Ausrichtung nach Forschungsaufgaben (anstatt nach Vorhaben) bereits berücksichtigt.

Die PROJEKTPLANUNG ist der zentrale Teil des Projekthandbuches. Hier sind alle Projektstrukturpläne gegliedert nach den einzelnen Forschungsaufgaben und für das Gesamtprojekt dargestellt. Zusätzlich ist ein Ablaufplan für jeden Toolentwickler enthalten.
Wichtigstes Arbeitsmittel für alle Projektmitarbeiter sind die Arbeits- und Zeitpläne (oder auch Meilensteinpläne), die als MS Project Gant-Diagramme (Balkendiagramme) dargestellt werden. Hier sind alle Arbeitspakete mit den wichtigsten Meilensteinen der Forschungsaufgaben bis auf die Ebene der Teilaufgaben aufgegliedert und detailliert dargestellt. Neben dem geplanten Endtermin wird der Bezug zu den Arbeitspaketen und der verantwortliche Bearbeiter sichtbar.
Die Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete wird von hieraus verlinkt, so dass ein schnelles Nachlesen der geplanten Arbeiten ermöglicht wird.

Die Aufgabe des PROJEKTCONTROLLINGs ist die Überwachung des Projektfortschritts und die Einleitung von steuernden Maßnahmen bei terminlichen oder sachlichen Problemen. Zu den Arbeitsmitteln für das Projektcontrolling zählen neben der Aufgabenbeschreibung, in erster Linie die Kontrolle der Meilensteine und regelmäßige Statusberichte.

Die Meilensteine werden jeweils 3 Monate vor dem Fälligkeitstermin zum Monatsende über eine online-Formular abgefragt. Die Aufforderung hierfür erfolgt durch eine e-mail an den entsprechenden verantwortlichen Bearbeiter. Auf Grundlage der Rückmeldungen wird ein Statusbericht jeweils zum Anfang eines Monats erstellt und an den Projektleiter sowie die AG GLOWA-Elbe übergeben.

Auf Grundlage der Statusberichte erfolgt ein Bericht zum Risikomanagement, in dem erkannte Risiken dokumentiert und einzuleitende Maßnahmen vorgeschlagen werden. Dieser Bericht erhält ebenfalls der Projektleiter und die AG GLOWA-Elbe.

Zusätzlich werden zu den Fälligkeitsterminen von Haupt-Meilensteinen Reviews durchgeführt, die sich inhaltlich mit der Erfüllung der Meilensteine auseinandersetzen. Diese werden in Form von Arbeitstreffen und/oder Workshops mit externer Beteiligung durchgeführt.

Zum PROJEKTABSCHLUSS zählen in erster Linie der Schlussbericht für den Projektträger sowie die Einreichung wissenschaftlicher Publikationen. Zusätzlich zählt für GLOWA-Elbe die Übergabe der Elbe-Expert Toolbox und des Webportals an die BfG und die FGG Elbe sowie die erstellung des GLOWA-Elbe Atlasses zu einem erfolgreichen Projektabschluss.